Apakah Anda sudah memutuskan untuk menggunakan jasa gudang dokumen dan arsip? Kalau iya, tentu Anda perlu memastikan bahwa penyedia jasa yang Anda pilih benar-benar mampu menyimpan arsip penting dengan aman dan bisa membantu menghemat tempat, waktu, dan uang.
Sebelum Anda memutuskan memilih layanan gudang dokumen yang mana, ada baiknya Anda menyimak dan mengikuti tips di bawah ini terlebih dahulu, yuk! Apa saja ya tipsnya?
Tips Memilih Jasa Gudang Arsip dan Dokumen Fisik
Berikut ini adalah 4 tips umum yang dapat Anda gunakan untuk memutuskan memilih penyedia jasa gudang dokumen yang tepat.
- Tempat penyimpanan yang anti api dan air.
Seperti yang tentu sudah Anda ketahui, dokumen dan arsip fisik sangat mudah rusak. Dan salah satu faktor pemicu kerusakannya adalah tempat penyimpanan, terutama yang lembap. Di samping itu, arsip fisik juga rentan rusak karena kebakaran, bocor, dan banjir. Oleh karena itu, pastikan bahwa jasa penyimpanan arsip yang akan Anda pilih memiliki ruang penyimpanan yang anti air maupun api.
- Hanya mengizinkan orang-orang dengan izin akses.
Meskipun merupakan dokumen yang tidak aktif, arsip jelas mengandung informasi dan data penting serta sensitif. Oleh karena itu, pastikan bahwa penyedia layanan penyimpanan arsip menjamin bahwa hanya orang-orang dengan izin akses saja yang bisa mengakses arsip Anda. Di samping itu, pastikan bahwa mereka juga memiliki CCTV serta alat deteksi penyusup yang berfungsi.
- Memiliki sistem katalog penyimpanan yang canggih.
Di samping menyediakan ruang penyimpanan, layanan penyimpanan arsip juga harus bisa memastikan bahwa arsip Anda dapat diakses dengan cepat dan mudah ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, pastikan bahwa penyedia layanan menggunakan sistem katalog yang rapi. Lebih baik lagi kalau mereka menggunakan sistem katalog penyimpanan digital, seperti yang diimplementasikan Crown lewat sistem RM Order.
- Sudah terbukti terpercaya dan berpengalaman.
Hal berikutnya yang juga wajib Anda perhatikan adalah reputasi penyedia jasa gudang dokumen yang akan Anda pilih. Menggunakan layanan penyimpanan arsip pada dasarnya juga berkaitan dengan kepercayaan, sehingga pilihlah penyedia jasa yang memang sudah berpengalaman dan terbukti terpercaya. Dengan begitu, Anda pun akan merasa lebih tenang karena tahu bahwa seluruh arsip Anda tersimpan dengan aman.
Pada akhirnya, memilih penyedia layanan penyimpanan arsip yang tepat berkaitan erat dengan keamanan seluruh dokumen serta kebutuhan Anda. Oleh karena itu, meskipun saat ini Anda tak akan lagi kesulitan menemukan jasa penyimpanan arsip, lebih baik Anda tetap cermat dalam memilih demi ketenangan hati dan keamanan arsip Anda nantinya. Itulah 4 tips umum memilih layanan gudang arsip yang tepat. Semoga informasi di atas bermanfaat, ya!
