Tahukah Anda kalau sebenarnya pencurian data sensitif dan pelanggaran privasi bukan hanya risiko yang bisa menimpa arsip dokumen online. Karena pada dasarnya, segala jenis dokumen yang mengandung informasi sensitif pasti berisiko dicuri bahkan ketika sudah dibuang sekalipun. Untuk mencegah risiko ini, jasa pemusnahan dokumen arsip bisa jadi solusi yang efektif.
Layanan ini terutama penting jika perusahaan Anda memiliki dokumen dengan informasi sebagai berikut:
- Data pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
- Informasi perpajakan.
- Informasi karyawan atau pelanggan yang bersifat rahasia.
- Dokumen pengembangan bisnis yang sensitif.
- Nama dan NIK karyawan.
- Nomor kartu kredit.
Dengan menggunakan jasa pemusnahan dokumen, sebenarnya ada beberapa manfaat yang bisa Anda nikmati. Simak penjelasannya di bawah ini.
Menjamin Keamanan dan Kepatuhan Data
Proses pemusnahan dokumen yang aman dapat membantu Anda menjaga keamanan data dari risiko pencurian. Tak hanya itu saja, proses pemusnahan yang aman sendiri juga memastikan bahwa perusahaan Anda mengikuti regulasi yang ada. Pasalnya, pemusnahan dokumen yang dilakukan sendiri tidak menjamin bahwa data di dalam dokumen tersebut tetap aman.
Meningkatkan Produktivitas Bisnis
Dengan menggunakan jasa pemusnahan dokumen, Anda sebenarnya bisa menghemat waktu dan tenaga dalam jangka panjang. Ketika perusahaan melakukan pemusnahan dokumen sendiri, artinya karyawan perusahaan lah yang melakukannya, kan? Akibatnya, karyawan tersebut jadi harus menggunakan jam kerjanya untuk mengerjakan tugas yang kemungkinan besar di luar tanggung jawab hariannya.
Konfirmasi Pemusnahan dari Pihak Ketiga
Adanya jasa pemusnahan dokumen yang profesional juga memberikan kepastian bahwa seluruh dokumen telah dimusnahkan dengan benar dan aman. Terlepas dari apa skala bisnis Anda — kecil, menengah, atau besar — perlindungan informasi sensitif sangatlah penting bagi perusahaan maupun individu-individu yang datanya ada di dalam dokumen. Oleh karena itu, memastikan bahwa seluruh dokumen sudah benar-benar dihancurkan tentu bisa memberikan jaminan tak hanya bagi perusahaan Anda saja, tapi juga seluruh individu yang terlibat seperti karyawan dan pelanggan.
Praktis dan Mudah
Umumnya, jasa pemusnahan dokumen menyediakan layanan pemusnahan dokumen langsung di kantor Anda (onsite). Tapi, ada juga yang menawarkan layanan pemusnahan dokumen di luar kantor (off-site). Pastikan terlebih dahulu apakah penyedia jasa pemusnahan dokumen yang Anda pilih memiliki layanan onsite, off-site, atau dua-duanya. Dengan begitu, Anda bisa tentukan pilihan sesuai kebutuhan Anda.
Di Indonesia sendiri, ada Crown Records Management (CRM) yang juga menyediakan jasa pemusnahan dokumen arsip dengan aman. Dan CRM juga menyediakan layanan pemusnahan dokumen dengan metode shredding yang bisa dilakukan langsung secara onsite. Dalam memberikan layanan ini, CRM menggunakan confidential bin untuk memastikan bahwa informasi di dalam dokumen tetap terjaga kerahasiaannya dari awal sampai akhir proses pemusnahan.
Sumber:
https://higherinfogroup.com/5-benefits-of-secure-document-destruction-for-your-business/
